Documento electrónico

El articulo segundo de la ley 527 de 1999, define documento electrónico en los siguientes términos: por documento electrónico entendemos cualquier representación en forma electrónica dirigida a conservar y transmitir informaciones mediante mensajes de datos. es también un método de expresión que requiere de un instrumento de conservación, cancelación y trasmisión, el cual esta constituido por un aparato electrónico.  

se consideran documentos electrónicos, entre otros, los archivos de texto creados en un computador; las fotografías digitales; los vídeos digitales; los correos electrónicos; las paginas de Internet; los mensajes de texto; las hojas de cálculos creadas por medio de excel; y, en general, cualquier documento en medio físicamente impreso o grabado y que haya sido creado o trasmitido por medios electrónicos.

 

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

De acuerdo con la norma NTC/ISO 15489-1 para que sirvan de apoyo a la gestión de las entidades y puedan servir de prueba, los documentos electrónicos deben poseer ciertas características:

Autenticidad

Para garantizar la autenticidad de los documentos, las entidades deben implantar y documentar políticas y procedimientos para el control de la creación, recepción, transmisión, mantenimiento y disposición de los documentos, de manera que se asegure que los creadores de los mismo estén autorizados e identificados y que los documentos estén protegidos frente a cualquier adición, supresión, modificación, utilización y ocultación no autorizadas.

Integridad

Hace referencia al carácter completo e inalterado del documento electrónico. es necesario que un documento este protegido contra modificaciones no autorizada. las políticas y los procedimientos de gestión de documento deben decir que posibles anotaciones o adiciones se pueden realizar sobre el mismo después de su creación y en que circunstancia se pueden realizar.

Fiabilidad

Su contenido representa exactamente lo que se quiso decir en el. es una representación completa y precisa de lo que da testimonio y se puede recurrir a el para demostrarlo.